使用專業的問候語
你和收信人熟識的程度將會決定你問候的方式。例如:你可以稱呼收信人的姓氏來開始比較正式的郵件(ex. “Dear Ms Price,” )。但是如果對方是你非常熟識的人,你只需要說 “Hi Kelly,” 即可。無論你用哪種方式,都必須要確認收件人姓名是正確的。
有時候你也可能不知道如何稱呼收件人,這常會發生在寫求職信的時候。在這種狀況下,最好是先查出對方人事主管或其他可能收件人的姓名。求職網站可能是一個不錯的資源。
如果你沒辦法百分百確定收件人的姓名,你還是可以稱呼對方的職銜,例如: “Dear Hiring Manager”,或是對方的公司名稱(ex. “Dear Amazon Innovation Team”) 。這些寫法都比你不具名的寫 “Dear Sir/Madam,” 或 “To Whom it May Concern” 來得更有禮貌而且適當。
如果你要回覆一封電子郵件,適度的加上感謝語是很好的做法,例如:“Thank you for getting in touch”。如果對方已經回覆你,你就務必要再回覆 “Thank you for your prompt reply” 或 “Thanks for getting back to me”。 對收件人的感謝語可以使整封電子郵件顯得更親切而專業。
表明你的目的
你必須在電子郵件中清楚表達你的目的。請記得,一般人常常是在會議中或手機上閱讀電子郵件,所以你的句子務必要簡潔清楚,而且容易理解。“I am writing to enquire about …” 或 “I am writing in reference to…”,這兩句是可以使用的一些說法。
如果你需要對方回覆你的郵件內容,那就要把目的表達得更清楚。“Could you please look into this…”、“…at your earliest convenience”、“many thanks in advance for your help” 這幾句都是禮貌地提出商務請求時很實用的一些說法。
郵件內容力求簡潔扼要
電子郵件常常是在行動中被迅速閱讀的。所以務必要使你的郵件內容簡單明瞭、句子語意清晰並且主旨明確。一封簡短的郵件也比較容易避免錯誤,尤其是對非母語人士而言。
然而,簡潔的訊息並不表示突兀或無禮。請記得,要以有禮貌的結束用語來保持正面而專業的語氣。以下這幾句都是很好的參考說法:“Thank you for your help”、“Thank you for your consideration”、“If you have any questions, please don’t hesitate to ask”、“I look forward to hearing from you”。
留言列表