我們通常不費太多心思在寫email,代表著按下發送鍵後,是否潛藏一些致命錯誤、出糗的可能...
隨著各種即時通信方式,在工作場合上日益廣泛的使用,email的重要性與目的性也逐漸轉換,成為正式且快捷省時的溝通方式,取代面對面的溝通,因此需要更細心的回應。
按下發送鍵前,您可以再多檢查以下三點,確保不必要的錯誤:
等候至少60秒的時間,再次全面檢視信件內容
email的發送快速簡單,輕易就能寄出,但在不留意的狀況下,時常導致錯誤或不完整的訊息傳遞,後續需要更多的email才能釐清。
寫完email後請等候至少60秒再按下發送,重新讀過內容、編輯檢視,確保陳述清楚明白,特別注意內容的語氣,信件往來和實際接觸不同,語氣經常是文字中容易被誤解的地方。
刪去冗言贅字
沒有人喜歡長篇大論的email,但若內容太過言簡意賅也會產生問題,你會忽略掉一些必須解釋的部分,因而造成誤會。
即便email真的很長,也有一些讓內容簡潔的技巧,刪去不必要的詞語、重複性的論述,確實陳述主要事件,必要時再次校潤、編修。
email目的確實傳達
一封好email最重要的步驟就是清楚的表達目的,當我們面對面陳述時,對方可以看到說話者的手勢、情緒或身體語言,email僅有簡單的文字,試著用不同的語調讀過email,以強勢、諷刺或生氣的口吻試著唸出信件內容,從旁觀者的角度檢視,更能確保訊息傳遞無誤、意思正確明白,與此同時又提升成為更好的溝通。
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