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日常商務寫作有時也不太容易,面對空白的螢幕,想讓你的訊息正確傳達給收件者或同事,但無法自然地用文字表達,時常是個痛苦的過程,尤其當英文又不是母語的時候。
幸好,不是得獎作家也能成為優秀商務溝通人士,只要在寫郵件或報告時,注意以下提點即可:

是寫給讀者看,不是寫給你自己看的
聽起來很基本,但好的寫作要從了解你的讀者開始,最常見的問題是,大多數的人都是寫給自己看的,其實商務寫作沒有這麼多固定標準,只要兼顧到上下文、整體通順流暢,目的能表達清楚最重要。

注意你的語氣用詞
尤其寫英文的時候,是否選對了正確的用字Loose vs. lose. Accept vs. except.
Comprise vs. compose. 語氣應為主動或被動,使用主動的語氣能讓你的文字更加生動。
被動語氣 Passive voice: The report was written by Fred.
主動語氣 Active voice: Fred wrote the report.

使用科技工具
談到提升商務寫作,科技將是你最好的夥伴,翻譯工具、檢查拼字、文法的工具等,科技工具不斷的發展,能更好的協助我們的商務寫作。

寫得讓讀者能夠輕易檢視
無論你的敘述有多長,請寫得讓讀者可以快速檢視、閱讀,意味著你可以加入副標題於內文中,讓讀者能簡單了解段落、重點,同時也可以讓讀者更輕易的在手機裝置上檢視,建議每個段落盡量在7句以內,甚至更少。

精簡扼要即可,別寫太多
即便"越簡短越好"是大家都知道的事情,內容的長短還是取決於寫作的目的與讀者,假設寫的是摘要就盡量精簡,若是寫深度分析,為了讓讀者了解細項,就必須寫得清楚,但絕對不是長篇大論。

少用行話 術語
有些人寫作時會用比口語更正式、生硬的文字,甚至使用大量行話,這絕對不是讓你清楚表達觀點的方式,最好的方式是用容易理解的詞語、除去不必要的生硬文字,可以長話短述就別長篇大論,提及術語、專有名詞或縮寫時,最好先寫出完整的意思或說明,並不是要讓讀者覺得自己不夠聰明,而是要讓人能夠明白。

大聲地唸出內容
讓寫作進步的最好方式就是將內容大聲地唸出,這麼做可以讓你找出尷尬的詞語、異常的斷句,發現該簡短或增加的部分,加強整體流暢度。

求助第三方
若你還是糾結於用字或斷句,可以找同事或甚至編輯來審視你的內容,當然並不是每次都這麼做,但當你有重要的報告或提案,多一個可靠的人來審視,能協助避免不必要的尷尬錯誤。